Segretaria o Receptionist amministrativa

Sia gli addetti alla reception che i segretari aiutano a gestire le funzioni, le comunicazioni ed i compiti all’interno di un ufficio. Tuttavia, esistono alcune differenze fondamentali fra segretaria e receptionist.

Ruolo di segretaria

La  segretaria svolge un lavoro amministrativo teso a garantire il corretto funzionamento e l’organizzazione di un ufficio o di un’azienda. Eseguono attività come rispondere al telefono, rispondere alle e-mail, pianificare riunioni e organizzare documenti. Possono lavorare in un back office o in un ambiente di lavoro non a contatto con il pubblico.

Il lavoro principale di una segretaria, si concentra sul coordinamento delle varie operazioni aziendali, appuntamenti, dati e orari. Le segretarie, a differenza delle receptionist, spesso svolgono più un lavoro di back office piuttosto che di front office. I compiti chiave di una segretaria sono rivolte più verso l’nterno dell’ufficio che verso i clienti, ad esempio: coordinano le riunioni aziendali, aggiornano i registri aziendali, ecc. Inoltre, i segretari svolgono maggiori lavori di tipo amministrativo come: archiviazione di dati, scrittura di lettere, ecc.

Ruolo di receptionist amministrativa

Anche il lavoro di receptionist è di tipo amministrativo con mansioni tese a migliorare le operazioni di un ufficio o di un’azienda. La maggior parte delle attività svolte sono rivolte al cliente, ad esempio: accogliere la clientela, rispondere alle domande dei clienti, ecc. Una receptionist in genere gestisce una postazione che può essere una sala d’attesa di uno studio medico a la reception di un complesso di uffici.

La funzione essenziale di un receptionist è quella di essere il principale punto di contatto tra un’azienda e i suoi clienti. Un addetto alla reception in genere lavora i una postazione vicino all’ingresso di un ufficio in modo da essere la prima persona a interagire con i clienti. Gli addetti alla reception di solito dedicano molto del loro tempo in attività rivolte al cliente, come rispondere alle telefonate o alle mail dei clienti o mettere in contatto i clienti verso altro personale dell’azienda.

Segretarie e receptionist: cose in comune

Gli addetti alla reception e i segretari hanno molteplici responsabilità in comune, tra cui:

• il lavoro amministrativo. Sia i segretari che gli addetti alla reception svolgono una serie di compiti amministrativi o d’ufficio. Queste attività spesso includono l’archiviazione di documenti o l’aggiornamento di database. Gli addetti alla reception e le segretarie di solito seguono anche le comunicazioni interne ai vari uffici e quelle esterne con i clienti rispondendo alle telefonate o gestendo le e-mail.
• formazione scolastica. Sebbene esistano corsi appositi per queste professioni generalmente le aziende richiedono soltanto che le segretarie e receptionist abbiano un diploma di scuola superiore. Tuttavia, non esistono rigidi requisiti di istruzione formale per i lavori di segretaria o receptionist e i requisiti variano a seconda del datore di lavoro o dell’organizzazione. Spesso,  particolarmente graditi sono la conoscenza di lingue straniere e una buona capacità nell’uso del computer.
• punto di trade union. Sia le segretarie che le receptionist spesso fungono da tramite per poter contattare  le persone all’interno dell’ufficio. Possono comunicare messaggi tra diversi reparti aziendali o inoltrare messaggi da e verso il responsabile dell’ufficio. Un receptionist o una segretaria possono anche facilitare le interazioni tra i clienti e l’azienda.

Segretaria e receptionist: competenze

Un receptionist deve possedere maggiori competenze rivolte al cliente. Poiché gli addetti alla reception trascorrono più tempo a interagire con i clienti, hanno bisogno di grandi capacità di servizio al cliente, come empatia, professionalità, educazione, capacità di comunicazione, pazienza e gestione dello stress. L’addetto alla reception deve possedere molte competenze trasversali e saper comunicare bene con gli altri.

La segretaria, invece, deve possedere capacità organizzative più avanzate e di solito, deve avere anche migliori competenze informatiche, buona velocità di scrittura, saper utilizzare i fogli di calcolo e saper risolvere problemi informatici di base.

Segretaria e receptionist: ambiente di lavoro

Gli addetti alla reception e le segretarie a volte svolgono il loro lavoro in ambienti lavorativi diversi. Le receptionist spesso lavorano in ambienti più frenetici poiché devono lavorare a contato con la clientela e rispondere alle loro richieste via telefono, e-mail e di persona.

Le segretarie lavorano spesso in uffici che sono chiusi sempre al pubblico, o per la maggior parte del tempo. Per cui il loro ambiente di lavoro è meno stressante e lavorano con maggior indipendenza. Inoltre godono di una maggior flessibilità poiché devono  interagire meno direttamente con clienti.

Receptionist e segretaria, i ruoli sono sovrapponibili?

Le segretaria e gli addetti alla reception possono avere compiti sovrapposti, ma non sono lo stesso lavoro. Come abbiamo visto sopra i compiti e le funzioni dei due ruoli differiscono. Uno è rivolto più verso il cliente, l’altro è più rivolto verso l’interno dell’azienda. In ogni caso spesso i due ruoli sonno interscambiabili. Molte aziende, di piccole dimensioni, assumono solo una figura per svolgere contemporaneamente le funzioni di segretaria e receptionist.